Die IST Situation:

Bauunternehmen erbringen ihre Leistungen im Hoch- und Tiefbau sowie andere Bauleistungen. Als Bauleistung versteht man die Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerke. Ingenieurbüros erbringen neben der Beratung, die Verfassung von Plänen, Berechnungen und Studien, die Durchführung von Untersuchungen, Überprüfungen und Messungen, die Ausarbeitung von Projekten, die Überwachung der Ausführung von Projekten und noch vieles mehr.

Eine Gemeinsamkeit gibt es bei der Betrachtung der EDV-Anforderungen und den damit verbundenen Sicherheitsvorkehrungen. Beide Berufsgruppen haben sowohl im „geschützteren“ Bürobereich, wie auch vor Ort, auf Baustellen z.B. in mobilen Bürocontainern, EDV-Strukturen, die nicht selten auch vernetzt sind.

Üblicherweise hat jeder Mitarbeiter hat einen Arbeitsplatz mit PC der über einen Zugang zum internen Netzwerk verfügt. Das Netzwerk verfügt über zwei Server, wobei der eine Server zum Speichern der CAD-Zeichnungen und der andere über eine Exchange Datenbank für Termine, Kontakte und Mails verfügt. Zusätzlich findet man häufig Notebooks für Kundenbesuche. Eine auserwählte Gruppe an Mitarbeitern hat zusätzlich einen mobilen Arbeitsplatz mit teilweise UMTS oder DSL VPN-Zugang zum internen Firmennetzwerk.

Die angefertigten CAD-Zeichnungen und Berechnungen sowie gesetzlich relevante Daten müssen im elektronischen Urkundenarchiv  gespeichert werden. Aber was ist mit der gesamten Bürokommunikation, den Mails, der Buchhaltung oder den Kontaktdaten die ebenfalls über Jahre aufbewahrt werden müssen und was ist mit Plänen oder Zeichnungen die noch kein fertiges Dokument darstellen, also in Arbeit sind? Bisher wurden diese Dokumente auf dem Fileserver in einem Archivbereich aufbewahrt. Eine Datensicherung wurde von einem Mitarbeiter meist nur ab und zu durchgeführt. Egal ob Bandsicherung oder externe Festplatte. 

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben Planer und Baumeister eine vollautomatische, wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Datenbestände von allen eingesetzten Servern und Arbeitsstationen. Nicht selten wurden Bürocontainer auf Baustellen aufgebrochen und die PC's samt Daten gestohlen. Da Bauingenieure häufig Ergänzungen und Änderungen an den CAD-Zeichnungen und Berechnungen vor Ort vornehmen, diese aber nur lokal speichern, gehen diese Daten bei einem Diebstahl unwiederbringlich verloren. Nicht mit IDS Online Backup. Die IDS Online Backup Software wird auf allen Servern und Arbeitsstationen installiert, die gesichert werden sollen. Die Sicherung geschieht automatisch zu voreingestellten Zeitpunkten, z.B. jede Nacht. Planverfasser können Dokumente zusätzlich gezielt in kurzen Abständen sichern. IDS Online Backup sichert auch die Daten der Datenbank(en) in der jeweiligen Verwaltungssoftware oder den Exchange Server. Die Daten werden verschlüsselt über das Internet in das Rechenzentrum übertragen und verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten kennt nur der jeweilige Steuerberater oder Buchhalter. Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl-, Hardwareschaden oder was immer auch) stellen Sie ganz einfach und rasch, mittels der IDS Online Backup Software, Ihre Daten wieder her, indem Sie diese aus „Ihrem“ Speicherbereich in unserem Rechenzentrum abrufen und „zurückspielen“.

Fazit:

Sie müssen sich auf niemanden mehr verlassen und auch keine externen Festplatten oder Bänder wechseln. Der personelle Aufwand für die Datensicherung des Servers entfällt ebenso wie die nicht zu geringen Materialkosten. Und: Sie erfüllen die gesetzlichen Richtlinien zur Lagerung von Kundendaten.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT