Die IST Situation:

Gerade in einer Rechtsanwalts- oder Notariatskanzlei, werden typischerweise große Mengen an Schriftstücken elektronisch verarbeitet, neu erstellt, kopiert/gescannt, jedenfalls aber auch aufgehoben/abgelegt. Von Fremddokumenten ganz zu Schweigen. Der einheitliche Wunsch aller ist: Der gesamte Aktenbestand einer Kanzlei soll in Zukunft möglichst digital geführt werden, alle eingehenden Dokumente sollen gescannt und digital verwaltet werden.

Wie sieht es infrastrukturell aus: Usuell wird in Kanzleien ein lokales Netzwerk eingerichtet - es ist primär zum Drucken auf einen Druckerpool und zum gemeinsamen Speichern von Daten in der Verwaltungssoftware eingerichtet. Die Datenablage erfolgt teils am Server und teils auf den Arbeitsstationen, da viele Büros noch nicht optimal vernetzt sind. Auf dem Server ist oft ein Datensicherungsprogramm eingerichtet, das von einer Angestellten - nur sporadisch - ausgeführt wird. An den Arbeitsstationen wird meist überhaupt keine Datensicherung durchgeführt.

Der Büroalltag einer Kanzlei ist geprägt vom Umgang mit personenbezogenen und fast ausnahmslos „heiklen“ Daten, die jedenfalls einen besonderen Schutz bedürfen. Regelungen zum Umgang mit personenbezogenen Daten findet man dabei nicht nur im Datenschutzgesetz (DSG) sondern auch in der Rechtsanwaltsordnung (u.a. § 9 Abs 2 RAO/Verschwiegenheit) und im Strafgesetzbuch.

Die Lösung:

Mit IDS Online Backup haben Rechtsanwälte und Notare eine wartungsfreie und hochsichere Lösung zur Sicherung Ihrer Datenbestände, von allen vorhandenen Servern und Arbeitsstationen. Die IDS Online Backup Software wird auf dem Server und allen Arbeitsstationen installiert die gesichert werden sollen. Die Sicherung geschieht automatisch zu voreingestellten Zeitpunkten, z.B. jede Nacht. IDS Online Backup sichert auch die Daten der Datenbank(en) in der Verwaltungssoftware oder den Exchange Server.

Die Daten werden verschlüsselt über das Internet in unser Rechenzentrum übertragen und verschlüsselt gespeichert. Somit ist sichergestellt, dass keine unbefugte Person in den Besitz der Daten gelangen kann. Den Schlüssel zum Entschlüsseln der Daten kennt nur der jeweilige Rechtsanwalt oder Notar.

Bei Datenverlust (Brand-, Wasser-, Diebstahl- oder Hardwareschaden) können die Daten jederzeit, selbstständig und ohne großem Aufwand, durch „Zurückspielen“ wiederhergestellt werden.

Fazit:

Die Anschaffung von Backuphardware für jede Arbeitsstation die nicht im Netzwerk migriert ist, entfällt. Der personelle Aufwand für die Datensicherung des Servers und auch die anschließende Lagerung des Bandes im Safe entfällt. Die Archivierung der digitalen Aktenbestände ist somit in besonders hohem Maße gewährleistet.

Für alle Berufsgruppen und EDV-Nutzer gilt:
Kommt es zum Missbrauch von personenbezogenen Daten im Unternehmen, so birgt dies auch dann enorme Risiken für den Unternehmer, wenn dieser nicht selbst für den rechtswidrigen Umgang mit den personenbezogenen Daten verantwortlich ist! Grundsätzlich kann sich jeder nach den datenschutzrechtlichen Strafnormen strafbar machen, der einen Tatbestand verwirklicht. Sämtliche genannten ordnungs- und strafrechtlichen Konsequenzen hätten zudem nicht nur die direkt handelnden, also den DSG Verstoß „ausführenden“ Mitarbeiter selbst zu befürchten, sondern nach dem StGB auch deren jeweils vertretungsberechtigten Organe, also die Geschäftsleitung selbst.
Die Risiken sind neben Negativberichterstattung und Imageverlust, Kundenunzufriedenheit, Vertrauensverlust und nicht zuletzt unabschätzbare Kosten durch Rechtsstreitigkeiten. Damit lohnt sich die Anschaffung eines funktionierenden Datenschutzsystems, wie IDS-Backup es bietet, bereits aus eigenem unternehmerischen Interesse heraus, noch dazu bei geringem Kostenaufwand.

IDS Backup SICHERHEIT